Política para el Manejo, Administración y Tratamiento de Datos Personales para el Sitio Web Grupo Almas Gemelas S.A.S.

Política para el Manejo, Administración y Tratamiento de Datos Personales para el Sitio Web Grupo Almas Gemelas S.A.S.

PROPÓSITO:

La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1266 de 2008 sobre el Habeas Data, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 sobre las disposiciones generales para la protección de datos personales, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que modifiquen, deroguen, sustituyan o adicionen el régimen de protección de datos personales. Para efectos del sitio web www.almasgemelas.com.co, el presente documento contiene un compendio del texto completo de la “Política de Tratamiento de Datos Personales” implementado por la empresa. Su propósito es que GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S., en su condición de responsable de manejo de información personal, realice el tratamiento de datos personales en estricto cumplimiento de la normatividad en mención, garantizando los derechos que les asisten a los titulares de la información.

Por este motivo, invitamos a todos nuestros grupos de interés a leer el presente documento en su totalidad.

RESPONSABLE:

  • Razón social: GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S.
  • Domicilio: Medellín, Colombia.
  • Correo electrónico: gerencia@almasgemelas.com.co.
  • Celular: +57 (321) 337 25 52.

DEFINICIONES:

Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se ponen en conocimiento de los titulares de datos personales las siguientes definiciones:

  1. Titular / Usuario: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
  2. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión.
  3. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos.
  4. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  5. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  6. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES:

En ejercicio de su objeto social, GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. realiza el tratamiento de datos personales de sus accionistas, empleados, exempleados, proveedores, contratistas, clientes, prospectos y otros grupos de interés.

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. se limitará a aquellos datos que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular.

GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. tiene la obligación de mantener la confidencialidad de los datos personales objeto de tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y/o de las autoridades que tengan facultad legal de solicitarlos. Adicionalmente, la empresa permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar, corregir o suprimir la información personal del titular de conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos personales se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

  1. Tratamiento de datos personales de accionistas y representación legal: Estos datos se tratan para ejecutar la relación societaria existente entre estos actores y GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S.
  2. Tratamiento de datos personales de empleados, exempleados, prestadores de servicio y aspirantes: Estos datos se tratan para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. tales como adelantar procesos de vinculación laboral y terminación de la relación laboral, dar cumplimiento a la relación laboral y/o contractual existente, realizar los procesos de afiliación a la seguridad social, cumplir con lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral, realizar pagos de nómina, entre otros. La supresión de los datos personales no aplica para empleados y exempleados en cumplimiento del régimen laboral legal y contractual.
  3. Tratamiento de datos personales de proveedores y contratistas: Estos datos se tratan para que GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. pueda verificar la idoneidad y competencia de proveedores y contratistas, ejecutar la relación contractual existente con estos actores, contratar productos y/o servicios requeridos para el normal funcionamiento de la empresa, cumplir con las normas aplicables a proveedores y contratistas en materia tributaria y comercial, entre otros.
  4. Tratamiento de datos personales de clientes y prospectos: GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. trata los datos personales de las personas naturales que constituyen sus compradores y prospectos para los fines contractuales, comerciales y publicitarios propios de la relación existente con ellos, tales como brindar información sobre el portafolio de productos de la empresa, darles atención en el proceso de compra, conocer información sobre ellos para mercadeo y publicidad, ejecutar labores de facturación, entre otros.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Derecho de información: El titular tiene derecho a ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
  2. Derecho de conocimiento, actualización y rectificación de datos personales: El titular de los datos personales podrá acceder, conocer, actualizar y rectificar su información frente a la empresa en su calidad de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Derecho de revocación y/o supresión de datos personales: El titular podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión de datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y a la Ley.
  4. Derecho a otorgar autorización para el tratamiento de datos: En virtud del principio del consentimiento informado, el titular del dato tiene derecho a otorgar su autorización para tratar sus datos personales, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, salvo en los casos que por Ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  5. Derecho de solicitud de pruebas de autorización: El titular de los datos personales podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a la empresa para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que expresamente se exceptúe la autorización como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el Artículo 10 de Ley 1581 de 2012.
  6. Derecho de acceso gratuito: Los titulares tienen derecho a acceder y consultar de forma fácil, sencilla y gratuita los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
  7. Derecho de conocimiento de la Política de Tratamiento de Datos Personales: El titular podrá tener fácil acceso al texto de la Política redactada por la empresa para el manejo, administración y tratamiento de datos personales.
  8. Derecho de oposición: El titular está facultado a oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que tal derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales superiores al interés particular. Asimismo, el titular de datos personales podrá presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que fuere competente, quejas y reclamos por infracciones a lo dispuesto en la presente Política y las normas que la regulan.

AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Este sitio web, se permite informar a sus usuarios que de conformidad a las disposiciones legales referentes a la protección de datos personales requiere de su autorización como propietario de la información para que de manera voluntaria, libre, expresa, informada e inequívoca permita a GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. conocer, recolectar, almacenar, usar, administrar, actualizar y tratar sus datos personales, no sensibles, para los fines relacionados con el objeto social de la empresa.

Por ende, al ingresar al sitio web www.almasgemelas.com.co, se dará por comprendido que el titular de la información autoriza a GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. de manera expresa, inequívoca y permanente a dar tratamiento a toda la información que registre durante su navegación en esta página y a incluir en las bases de datos de la empresa sus datos personales, cumpliendo con todas las políticas de seguridad para este fin.

PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE LOS TITULARES:

Los titulares de datos personales deben dirigir sus consultas, peticiones o reclamos al correo: gerencia@almasgemelas.com.co.

Consultas: GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. debe atender las consultas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y especificando la fecha en la cual se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Quejas, Reclamos y Peticiones: El titular o causahabiente que considere que la información contenida en una base de datos de la empresa debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. bajo las siguientes reglas:

  • El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. al correo electrónico gerencia@almasgemelas.com.co, incluyendo la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y datos de contacto del reclamante y los documentos que se quieran hacer valer.
  • Si el reclamo resulta incompleto, GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  • Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos donde repose la información del titular sujeta a reclamo una leyenda que diga “RECLAMO EN TRÁMITE” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  • El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  • El titular o su causahabiente podrán elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento.

Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los titulares podrán en todo momento solicitar a GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el Artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta Política. Dicha revocatoria podrá ser solicitada por el titular o causahabiente al correo gerencia@almasgemelas.com.co. Si vencido el término legal respectivo, GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. no hubiere eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. sólo podrá realizar el tratamiento de datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal en el cual GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. tiene la obligación de conservar los datos personales, la empresa o el encargado del tratamiento procederán a la supresión de los datos personales en su posesión.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA:

El presente documento rige a partir del 21 de junio de 2.017 y contiene un compendio del texto completo de la “Política de Tratamiento de Datos Personales” de GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S.

CONTACTO:

Para conocer todo lo relacionado con la “Política de Tratamiento de Datos Personales” de GRUPO ALMAS GEMELAS S.A.S. puedes comunicarte a la línea de atención al cliente +57 (321) 337 25 52 o mediante el correo electrónico gerencia@almasgemelas.com.co, donde podrás realizar la respectiva solicitud.